La modellazione di processo a supporto delle decisioni organizzative

Uno dei principi fondamentali su cui si basa l’Industria 4.0 prevede l’integrazione dei diversi sistemi informativi presenti nelle realtà aziendali.

Si assiste troppo spesso a divisioni della stessa azienda che hanno difficoltà a comunicare, causando ritardi ed inefficienze nell’esecuzione delle commesse.

Il primo passo per una corretta integrazione dei sistemi aziendali deve necessariamente riguardare l’analisi e la modellazione dei processi definiti come “Un’attività o un insieme di attività interdipendenti che trasformano, aggiungendovi valore, input in output da destinare a un cliente interno o esterno all’organizzazione” (Harrington, 1991). Una corretta analisi e una corretta modellazione dei processi permettono di individuare e descrivere chiaramente ad esempio:

• gli attori coinvolti in un processo;
• i sistemi informativi e più in generale gli strumenti coinvolti nello stesso processo;
• i flussi di informazioni che devono transitare tra gli attori;
• le attività;
• le relazioni tra gli attori e la struttura organizzativa dell’azienda.

Esistono diverse tecniche per la modellazione di processo, più o meno complesse:

• diagrammi di flusso: è uno strumento piuttosto semplice che grazie all’utilizzo di un numero estremamente limitato di elementi di base, permette di descrivere la logica decisionale di un processo. Nonostante sia estremamente chiaro e di semplice realizzazione, non permette la gerarchizzazione dei processi e manca un collegamento tra attività e struttura funzionale;
• DFD – Data Flow Diagram: sono una rappresentazione di alto livello che si concentra sul flusso dei dati senza considerare quello dei materiali. Rispetto ai diagrammi di flusso permette di tracciare con maggiore accuratezza il flusso dei dati;
• EPC – Event-driven Process Chain: sono essenzialmente caratterizzati da eventi e funzioni, assegnate ad un attore (unità organizzativa) e caratterizzati da informazioni, materiali, ecc. in ingresso e in uscita, legate da relazioni logiche.
• IDEF: famiglia di linguaggi strutturati per la rappresentazione di un’organizzazione in tutti i suoi aspetti, compresi i processi che la caratterizzano. Esistono 15 versioni di diagrammi appartenenti a questa famiglia, ciascuno utile alla rappresentazione di un particolare aspetto dell’organizzazione. I più utilizzati sono IDEF0, IDEF1, IDEF1X, IDEF2, IDEF3, IDEF4 e IDEF5 e quelli orientati alla modellazione e all’analisi dei processi sono IDEF0 e IDEF3. L’IDEF0 attraverso una rappresentazione box and arrows permette di rappresentare ogni livello dell’organizzazione attraverso la definizione di attività e sottoprocessi in maniera gerarchica.
• RACI matrix: la matrice delle responsabilità risulta estremamente utile nell’assegnazione dei ruoli nei casi in cui ci sia ambiguità di processo.
• Diagrammi causa-effetto (ishikawa): questo tipo di diagramma viene utilizzato per la definizione di tutte le cause che concorrono al verificarsi di un effetto. Ha la tipica forma a lisca di pesce che ha nell’origine la definizione dell’effetto stesso. I modelli principali per la rilevazione delle cause rilevanti sono:
  • Le 4M (Metodi, Macchine, Materiali e Manpower) per l’ambito manifatturiero;
  • Le 4P (Posto, Procedura, Persone, Policy) in ambito servizi;
  • Le 4S (Surrounding, Supplier, System, Skyll), cui va aggiunta la quinta S corrispondente a Safety.
• BPMN (nell’attuale versione 2.0): che rappresenta un adattamento della tecnica dei diagrammi di flusso alla descrizione dei processi di business. È caratterizzato da alcune forme elementari (rettangoli, frecce, nodi decisionali, ecc.) e si pone in due ottiche distinte: la modellazione del processo allo stato attuale (AS-IS) e la soluzione futura che si desidera ottenere (TO-BE).

Indipendentemente dalla tecnica utilizzata, una corretta modellazione e analisi dei processi offre numerosi vantaggi derivanti dalla standardizzazione e dall’automatizzazione dei processi di business all’interno di un’organizzazione, che permetterà una gestione più efficiente degli stessi processi.